Nhân Viên Hành Chính Làm Những Gì

Nhân viên hành chính văn phòng là gì? Nhân viên văn phòng phải làm những gì? Hãy cùng Kỹ Năng CB theo dõi bài viết dưới đây để nắm được vị trí nhân viên hành chính văn phòng trong doanh nghiệp.

Quản trị và vận hành, đánh giá nhân sự

Bên cạnh đó, bạn sẽ có thêm tư duy về khả năng thiết lập, vận hành, quản lý các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên bảng đánh giá năng lực KPI của doanh nghiệp. Dựa trên các chỉ số này, nhân viên sẽ được khen thưởng bằng quà hoặc lương theo tháng/ quý/ năm, vừa khích lệ được tinh thần làm việc hăng say, hiệu quả công việc cao, vừa là chính sách tốt đãi ngộ để giữ chân những nhân viên xuất sắc.

Công tác tuyển dụng và đào tạo

Việc tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng nhân sự, lập kế các hoạch tuyển dụng nhân sự, cũng như triển khai các kế hoạch đó là do bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm xử lí. Đây là một trong số những vai trò quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong một doanh nghiệp, giúp thu hút được những talent (nhân tài) tiềm năng về cho doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận cũng phụ trách về đào tạo các kiến thức cơ bản về doanh nghiệp như các quy định, nội quy, hợp đồng,…cho người mới vào, cũng như sắp xếp các lớp đào tạo kỹ thuật chuyên môn, nâng cao tay nghề cho người người đã làm việc được một thời gian.

Công tác hành chính tưởng dễ nhưng nếu làm một cách nghiêm túc cần nhiều kiến thức nghiệp vụ, tư duy trong công việc. Ví dụ đơn giản: việc mua văn phòng phẩm trong công ty bạn nghĩ là cứ đặt mua rồi bàn giao cho từng người, hết lại mua. Tuy nhiên thực tế thì không phải sẽ có các mẫu biểu phân bố về nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban, từng bộ phận là bao nhiêu và đề xuất mua, sau đó liên hệ với các bên cung cấp làm báo giá chờ duyệt khi được duyệt sẽ tiến hành mua. Văn phòng phầm nhập về cần tiến hành làm thủ tục bàn giao cho các phòng ban.

Làm sao để tránh tình trạng nhân viên sử dụng không giữ đồ, làm mất hoặc chuộc lợi cá nhân sẽ cần có định biên sử dụng từng thiết bị văn phòng phẩm cho mỗi người là bao nhiêu, trong khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp các bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết cách làm và cung cấp những mẫu form biểu cần thiết có thể sử dụng ngay trong công việc.

Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Nhân viên hành chính nhân sự là những người đảm nhận các công việc liên quan đến quản lý và điều phối các hoạt động hành chính cũng như nhân sự trong một tổ chức hoặc công ty. Họ có nhiệm vụ quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của công ty bằng cách kết nối giữa "hành chính" và "nhân sự". Cụ thể, họ thực hiện các công việc như:

- Quản lý tài sản và thiết bị: đảm bảo rằng tất cả tài sản và thiết bị của công ty được quản lý và bảo dưỡng đúng cách.

- Quản lý văn kiện và hồ sơ: lưu trữ và cập nhật các văn kiện, hồ sơ nhân sự, và giấy tờ liên quan đến công ty.

- Xử lý bảng lương: tính toán và phân phối lương thưởng cho nhân viên.

- Hỗ trợ công tác lễ tân: hỗ trợ trong việc tiếp đón khách hàng và tổ chức các sự kiện nội bộ.

- Phát triển và đào tạo nhân sự: tổ chức các chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên.

Ngoài ra, họ còn giúp điều phối công việc và tạo một môi trường làm việc thoải mái và tốt nhất cho tất cả nhân viên, hỗ trợ cho các quyền lợi của nhân viên công ty. Họ cũng có thể tham gia vào các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, và quản lý lương thưởng phúc lợi. Nhân viên hành chính nhân sự là vị trí quan trọng không thể thiếu trong những công ty, doanh nghiệp.

Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Kỹ năng cần thiết để làm nhân viên hành chính nhân sự là gì? (Hình từ Internet)

Bảng So Sánh Các Vị Trí Trong Ngành Hành Chính

Xử lý văn bản, hỗ trợ văn phòng

Quản lý nhân sự, điều hành văn phòng

Hoạch định chiến lược, quản lý cấp cao

Các nghiệp vụ liên quan tới hợp đồng, tiền lương trong công ty

Nhân viên HR có thể hiểu và làm được những nghiệp vụ liên quan tới tiền lương như: quy chế lương, cách tính lương, xây dựng thang bảng lương, soạn thảo và tính được các loại hợp đồng lao động. Duy trì quan hệ lao động, đánh giá nhân sự dựa trên các tiêu chí được thiết kế trong nội quy lao động, quy chế lương, thưởng, thỏa ước lao động tập thể.

I. Làm Hành Chính Nhân Sự Là Làm Gì?

Nhân viên hành chính có nhiệm vụ đảm bảo những vấn đề liên quan đến các công tác hậu cần, giấy tờ, văn phòng phẩm cho công ty, lưu trữ hồ sơ, tài liệu…. Ngoài ra, những công việc như đảm bảo lịch công tác cho các bộ phận, bao gồm lên lịch công tác, book vé máy bay, phòng khách sạn cho các nhóm nhân sự cần thiết đi công tác cũng là việc của bộ phận hành chính. Bạn có thể hiểu bộ phận hành chính lo các công việc liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp những nhu cầu phát sinh bên ngoài tổ chức có thể nhìn thấy được. Nhân viên nhân sự thì tùy vào vị trí công việc sẽ đảm nhận những vai trò khác nhau như:

Phụ trách việc tuyển dụng; Phụ trách việc đào tạo; Phụ trách mảng BHXH, tiền lương Thực hiện chính sách lương thưởng, cơ chế đánh giá, bàn giao nhân sự. Các nghiệp vụ khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Cụ thể mô tả chi tiết công việc hành chính nhân sự cần làm trong doanh nghiệp gồm:

Để  đảm nhiệm được tốt yêu cầu công việc trên, nhân sự cần biết:

Xu Hướng Phát Triển Ngành Hành Chính 2024

Số hóa Quy Trình Hành Chính: Ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng thông minh Chuyển đổi hệ thống lưu trữ sang định dạng điện tử Tích hợp các nền tảng làm việc từ xa Áp dụng chữ ký số và xác thực điện tử

Tự Động Hóa Công Việc: Sử dụng AI trong xử lý tài liệu Tự động hóa quy trình phê duyệt Ứng dụng chatbot trong hỗ trợ hành chính Phân tích dữ liệu tự động

Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Là Gì?

Nhân viên hành chính văn phòng (hoặc nhân viên quản trị văn phòng) được hiểu là là một nhân viên của một công ty hoặc tổ chức, chịu trách nhiệm trong việc quản lý hoạt động hành chính của văn phòng.

Các nhiệm vụ của nhân viên hành chính ăn phòng có thể bao gồm quản lý tài liệu, trả lời điện thoại, lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện và họ còn có thể tham gia vào việc thực hiện các hoạt động kế toán hoặc nhân sự.

“Nhân viên hành chính văn phòng” trong tiếng Anh được gọi là “Office Administrative Assistant” hoặc đơn giản là “Administrative Assistant”.

Xem thêm: Quản trị Hành chính văn phòng là gì?

Tổng Quan Về Ngành Hành Chính

Ngành hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru của mọi tổ chức. Việc làm hành chính bao gồm nhiều vị trí khác nhau, từ nhân viên văn phòng cơ bản đến các vị trí quản lý cao cấp. Công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, khả năng tổ chức và kỹ năng giao tiếp tốt.

Theo thống kê mới nhất từ Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, nhu cầu tuyển dụng nhân sự ngành hành chính văn phòng tăng 15% trong năm 2023 và dự kiến tiếp tục tăng 20% trong năm 2024. Điều này cho thấy triển vọng nghề nghiệp rất tích cực cho những ai đang tìm kiếm việc làm nhân viên hành chính.

Bằng cấp cần thiết cho việc làm hành chính là gì?

Tối thiểu cần bằng Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng hoặc các ngành liên quan. Các chứng chỉ bổ sung về kỹ năng văn phòng và ngoại ngữ sẽ là lợi thế.

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi

Đây là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi và các chính sách có liên quan khác của công ty sao cho đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của nhân viên và các quy định của nhà nước.

Để hoàn thành tốt vai trò của mình, bộ phận C&B cần nắm vững các kiến thức về luật lao động, bảo hiểm cùng nhiều chính sách, quy định có liên quan khác.

Hiện nay, nhiều công ty đã phát triển bộ phận C&B thành Total Rewards. Không chỉ quản lý về lương thưởng phúc lợi, Total Rewards quản lý hệ thống tổng đãi ngộ. Total Rewards được xem là "vũ khí" thu hút và giữ chân nhân tài của các doanh nghiệp.

Bộ phận này chịu trách nhiệm các công việc có liên quan đến nghiệp vụ hành chính như soạn thảo các văn bản, thư từ, thông báo; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ; quản lý các trang thiết bị, văn phòng phẩm và các tài sản khác của công ty;… và cũng có thể đảm đương một số công việc của bộ phận khác.

Song hành với việc tuyển dụng là đào tạo và phát triển, đây cũng là nhiệm vụ chính của bộ phận đào tạo và tuyển dụng. Từ đó, giúp nâng cao kiến thức và trình độ của mỗi cá nhân. Kết quả là tăng hiệu suất hiệu quả công việc. Bên cạnh đó cũng kiến tạo nên những cơ hội giúp nhân viên phát triển bản thân và tiến xa hơn trong sự nghiệp.